Microsoft 365 で業務効率化は可能なのか？

今回は、まだ Microsoft 365 を導入していない方や導入を検討されている方向けに
業務効率化は可能なのか？という観点から Microsoft 365 についてご紹介します。

気づけば業務で使うツールがカオスに…

まずは現状の整理から。
日々の業務を行うにあたってこんなことを感じたことはありませんか？

便利なアプリやSaaSが普及してきた今、業務でも多くの製品やサービスを利用していると思います。
例えば以下の表に、よく業務利用されているツールを並べてみましたが、
過去に利用したことがある、または現在も利用しているものがあるのではないでしょうか。

ドキュメント作成	ファイル共有	コミュニケーション	グループウェア	セキュリティ
Google スプレッドシート	ファイルサーバ	LINE Works	desknet’s NEO	ESET
Google スライド	BOX	Slack	サイボウズ Office	Windows Defender
Google ドキュメント	Google ドライブ	Chatwork	Sharepoint	ウイルスバスター
Excel	DirectCloud	Zoom Meetings	Garoon	LANSCOPE サイバープロテクション
PowerPoint	ローカルデバイスから添付	Google Meet		SKYSEA Client View
Word				i-FILTER

どれも便利な製品ですが、提供している企業が異なることに着目します。
この場合、各製品の固有アカウントを作成してから利用を開始するケースがほとんどで、
利用する度に同じユーザーが異なる製品アカウントでログインすることになります。

何度もログインを試みたり、パスワードを思い出しているうちに、本来の業務に集中できず、
便利なはずの製品のおかげで本末転倒な状況が生まれてしまいます。

そうなる前に「Microsoft 365 はいかがですか？」とオススメしたいところですが、
次のセクションでは、まだ Microsoft 365 に出会えていない方でも実は目にしたことがある可能性について言及していきたいと思います。

意外と身近にある Microsoft 365

ケース１：Office製品

日々の業務でOffice製品（Excel、Word、PowerPointなど）を利用している企業が多いと思います。
特にOffice2016と2019については、2025 年 10 月 14 日に延長サポート期限を迎えます。

新しいOfficeを購入する、Office365を使ってみる、もしくは他の製品を探しているうちに、
「Microsoft 365」という名前を目にしたことがあるかもしれません。

ケース２：Web会議アプリ

取引先との打ち合わせの際、Microsoft TeamsでのWeb会議に招待された経験がある方もいらしゃるのではないでしょうか。
「普段利用するWebミーティングのアプリと何が違うのか」
「どうやらチャットもできるらしいが、、、」
と、そんなによいものなのか気になっている方も多いはずです。

ケース３：ビジネスチャットアプリ

ハイブリッドワークが当たり前になりつつある中、
どこでも連絡が取れるビジネスチャットツールの普及率は約65％とも言われています。

既にチャットツールを導入している企業は、Slack・LINE・Chatworkなどから
全社ツールの統一でMicrosoft Teamsへの移行を考えている方もいるかもしれません。

ケース４：メールサーバ移行

オンプレミスのMicrosoft Exchange Serverを利用している企業では、
ハード機器のサポート期限を理由にクラウド移行を検討する必要があるかもしれません。
クラウド版のExchange Onlineはどうやったら利用できるのか？と疑問に思っている方も多いでしょう。

Microsoft 365 で少しでも管理をラクに！

最初のセクションで紹介した表を、Microsoft 365 に含まれるアプリと比較してみましょう。
また、前のケースで取り上げたツールにはオレンジで色をつけています。

まずはカオスになっていた業務利用ツールの表

ドキュメント作成	ファイル共有	コミュニケーション	グループウェア	セキュリティ
Google スプレッドシート	ファイルサーバ	LINE Works	desknet’s NEO	ESET
Google スライド	BOX	Slack	サイボウズ Office	Windows Defender
Google ドキュメント	Google ドライブ	Chatwork	Sharepoint	ウイルスバスター
Excel	DirectCloud	Zoom Meetings	Garoon	LANSCOPE サイバープロテクション
PowerPoint	ローカルデバイスから添付	Google Meet		SKYSEA Client View
Word				i-FILTER

続いてMicrosoft 365 に置き換えた場合の表

ドキュメント作成	ファイル共有	コミュニケーション	グループウェア	セキュリティ
Excel	OneDrive	Microsoft Teams	Microsoft Teams	Microsoft Entra ID
PowerPoint	Sharepoint Online	Outlook	Exchange Online	Microsoft Defender
Word			Sharepoint Online	Intune
OneNote			Microsoft Forms	Microsoft Purview
Loop			Microsoft Planner

なんと全てのツールが Microsoft 365 に含まれるアプリで置き換えることが可能です。
しかも、ライセンスを割り当てた1つのアカウントで全てのアプリが利用可能です。
※Microsoft 365 は Microsoft社のクラウドベースのサブスクリプションであるため、予告なく情報が変更される場合があります。

Microsoft 365 を導入することで、社内ツールの管理を効率化し、本来のビジネスに集中することができます。

まとめ

業務効率化の観点から、1つのアカウントで様々な業務アプリを利用できる Microsoft 365 を導入することで業務効率化が可能といえます。
今回ご紹介できなかったアプリやライセンス形態、料金や導入方法などについては次回以降でご説明できればと思います。

もっと詳しいことが知りたい方は以下のお問い合わせフォームからぜひご連絡ください。
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