当社は、ISMS（ISO/IEC 27001：情報セキュリティマネジメントシステム）の構築・運用のために、 ISMS/Pマークオートメーションツール「SecureNavi」 を導入しました。
ISMS認証取得を検討している企業のなかには、次のような不安を抱えているご担当者も多いのではないでしょうか。

「何から始めればよいのかわからない」

「必要な文書が多く、社内だけで対応できるか不安」

「リスクアセスメントの進め方が難しそう」

「審査で何を聞かれるのかわからない」

ISMS認証取得では、情報資産を適切に管理するためのルールや体制を整え、実際の業務のなかで運用していく必要があります。

また、Pマーク取得においても、個人情報保護に関する社内体制の整備、個人情報の洗い出し、規程類の作成、従業員教育、内部監査、審査対応など、複数の準備が必要です。

ISMSは組織が保有する情報資産全般を対象とする一方、Pマークは個人情報の適切な取り扱いを中心とした制度です。対象や目的には違いがありますが、「どのような手順で進めるのか」「文書をどう管理するのか」「審査にどう備えるのか」という点では、共通する悩みも少なくありません。

本記事では、当社がISMS構築・認証取得を進めるなかで、SecureNaviを実際に活用して感じたメリットを、4つの課題に分けてご紹介します。

記事の中心は当社のISMS認証取得に関する実体験ですが、これからISMS認証取得やPマーク取得を検討している企業の皆様にとっても、準備を進める際の参考になれば幸いです。

課題１：ISMS認証取得をどのように進めればよいかわからない…

前職では、部門長として自社のISMS運用やISMS・Pマークの継続審査などに関わっていました。

しかし、すでに構築されたマネジメントシステムを運用することと、何もない状態からISMSを構築することは大きく異なります。

当社でISMS認証取得を目指すことが決まった当初は、

「ISMS構築は、どこから手を付ければよいのか」

「どの順番で作業を進めればよいのか」

「必要な対応に漏れがないか」

といった不安がありました。

ISMS認証取得では、審査機関の選定、適用範囲の決定、社内体制の整備、情報資産の洗い出し、リスクアセスメント、社内ルールの策定、従業員教育、内部監査、マネジメントレビュー、外部審査への対応など、さまざまな作業が発生します。

全体像を把握しないまま作業を始めると、「次に何をすればよいのか」がわからなくなり、担当者の負担が大きくなりやすい点が課題です。

SecureNaviの「構築ガイド」に沿って進められた

課題２：ISMS認証取得に必要な文書の作成と管理が大変そう

ISMS認証取得について調べるなかで、特に負担が大きいと感じていたのが、文書の作成と管理です。

ISMSの構築・運用では、情報セキュリティ方針、役割や責任、適用範囲、情報資産管理、リスクアセスメント、内部監査、教育、マネジメントレビューなど、さまざまな情報を文書や記録として管理する必要があります。

これらをWordやExcelで個別に作成すると、ファイル数が増えやすくなります。

また、社内ルールや担当者が変更された場合には、関連する文書を一つずつ確認し、内容を更新しなければなりません。

ファイル名や保存場所、最新版がどれなのかがわからなくなると、審査前の確認にも時間がかかります。

Pマーク取得においても、個人情報保護マネジメントシステムに関する規程や台帳、教育記録、監査記録などの整備が必要になるため、文書管理は担当者の大きな負担になりやすい部分です。

必要な文書が自動的に生成された

SecureNaviでは、構築ガイドに沿って必要な情報を登録していくことで、ISMS構築に必要な文書が自動的に生成されます。

例えば、SecureNavi上で組織内の役割、責任、権限を設定すると、その情報をもとに「役割・責任・権限リスト」が作成されます。

文書を一からWordで作成する必要がないため、作成にかかる時間を抑えながら、必要な情報を整理することができました。

ただし、自動生成された内容をそのまま使えばよいというわけではありません。

自社の組織体制や実際の業務と合っているかを確認し、自社に適した内容へ調整することは必要です。

SecureNaviを使うことで、この確認や判断に時間を使えるようになり、文書の体裁を整える作業に追われにくくなったと感じています。

情報を変更すると関連文書にも反映された

各メニューページで登録情報を変更すると、その内容が関連する文書にも反映されます。

例えば、担当者や役割が変更された場合、SecureNavi上の情報を更新することで、関連文書も更新されます。

同じ情報を複数のWordファイルやExcelファイルに入力し直す必要がないため、更新漏れや文書間の不整合を防ぎやすくなります。

版数管理と変更箇所の確認がしやすかった

SecureNaviでは文書の版数も管理されます。

さらに、「前バージョンとの比較」を利用すると、前回の文書からどこが変更されたのかを確認できます。

ISMSやPマークは、取得時に文書を作成して終わりではありません。

組織体制、業務内容、利用システム、委託先、法令などに変化があれば、社内ルールや文書も見直す必要があります。

変更履歴を確認できることは、認証取得後に継続的な改善を行ううえでも重要です。

これらの機能により、当社では難しい文書管理の手順を個別に設計することなく、ISMS認証取得に必要な文書一式を効率的に作成・管理できました。

課題３：ISMS認証取得に必要なリスクアセスメントが難しそう

ISMS認証取得に向けた準備のなかでも、専門知識が必要だと感じていたのがリスクアセスメントです。

リスクアセスメントでは、まず自社が保有する情報資産を洗い出します。

そのうえで、それぞれの情報資産にどのようなリスクがあるのかを特定し、リスクの大きさを分析・評価します。

さらに、評価したリスクに対して、どのような対策を実施するのかを決める必要があります。

情報資産の数が多い企業では、洗い出しだけでも時間がかかります。

加えて、情報資産ごとにリスクを考え、対応策を設定するとなると、担当者だけで進めることに難しさを感じるケースも少なくありません。

情報資産を登録するとリスク項目が提案された

SecureNaviでは、情報資産を登録すると、想定されるリスクやリスク対応などの項目が提案されます。

すべてのリスクをゼロから考える必要がないため、SecureNaviから提案された内容を確認しながら、自社に該当するリスクや対応策を検討できました。

リスクアセスメントに慣れていない担当者にとって、検討の出発点が用意されていることは大きな助けになります。

自社独自のリスクや対応策も追加できた

企業によって、事業内容、働き方、利用しているシステム、取り扱う情報、委託先などは異なります。

そのため、自動的に提案される一般的なリスクだけでは、自社の状況を十分に反映できない場合があります。

SecureNaviでは、自動提案された項目に加えて、会社独自のリスク項目や対応策を追加できます。

当社でも、自社の業務内容や情報セキュリティ環境を確認しながら、必要なリスクや対策を設定しました。

ツールの提案を参考にしつつ、最終的には自社で内容を判断できるため、効率性と自社独自のリスク管理を両立しやすいと感じました。

ISMS認証取得とPマーク取得では洗い出す対象が異なる

ISMS認証取得では、電子データ、紙の書類、パソコン、クラウドサービス、業務システム、ノウハウなど、事業に関係する情報資産を幅広く洗い出します。

一方、Pマーク取得では、顧客情報、従業員情報、応募者情報、取引先担当者情報など、事業者が取り扱う個人情報を中心に洗い出します。

対象は異なりますが、どちらも「自社がどのような情報を保有しているのか」「どのようなリスクがあるのか」「どのように管理するのか」を明確にする作業が必要です。

ISMS認証取得やPマーク取得を目指す際には、ツールの提案をそのまま採用するのではなく、実際の業務と照らし合わせながら内容を確認することが大切です。

課題４：外部監査への対応に不安がある…

ISMSの構築が完了した後は、認証機関による審査を受けます。

当社では、ISMS構築を進めることに加えて、

「審査がどのように進められるのか」

「どのような文書を提示すればよいのか」

「審査員からの質問に説明できるのか」

という不安も抱えていました。

ISMS認証の審査では、文書が存在するかだけではなく、社内で決めたルールが実際に運用されているか、リスクに応じた対策が行われているか、継続的な改善が行われているかといった点も確認されます。

Pマーク取得においても、申請書類や規程を準備するだけではなく、個人情報保護マネジメントシステムを実際に運用し、教育や内部監査などの記録を残すことが必要です。

「規格との対応表」で必要な情報を確認できた

SecureNaviには、「規格との対応表」という機能があります。

規格の要求事項ごとに、SecureNavi上のどのページや文書で対応しているのかが整理されています。

外部審査の際には、審査員から確認された項目に対し、規格との対応表を確認しながら必要な文書や記録を提示できました。

関連する情報が複数のフォルダやファイルに分散していると、必要な資料を探すだけでも時間がかかります。

SecureNavi上で要求事項と関連情報のつながりを確認できたことで、文書の提示や説明を比較的スムーズに行うことができました。

審査対応を通じてISMSへの理解も深まった

規格との対応表は、審査のために文書を探す機能としてだけでなく、「このルールは、規格のどの要求事項に対応しているのか」を理解するためにも役立ちました。

ISMS認証取得を外部へ任せきりにすると、審査時に自社の担当者がルールの理由や運用方法を説明できない可能性があります。

当社では、SecureNaviを使いながら自社で判断し、理解しながら構築を進めたことで、審査時にも自社の取り組みを説明しやすくなりました。

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SecureNaviを活用して約5カ月でISMS認証を取得

当社では、SecureNaviを活用して効率的に準備を進めた結果、ISMSの構築を開始してから約5カ月でISMS認証を取得することができました。

構築ガイドによって作業の順番を確認できたこと、必要な文書が自動生成されたこと、リスクアセスメントの検討を効率化できたこと、審査時に必要な情報を提示しやすかったことが、スムーズに進められた大きな要因だと感じています。

また、文書作成やファイル管理にかかる負担を抑えられたことで、単に認証を取得するための作業ではなく、自社に必要な情報セキュリティ対策を考えることに時間を使うことができました。

ISMS認証取得までに必要な期間は、企業規模、適用範囲、社内体制、既存のセキュリティ対策、担当者が確保できる時間などによって異なります。

そのため、すべての企業が同じ期間で取得できるわけではありません。

しかし、必要なタスクや進捗を可視化し、文書や情報を一元管理することは、ISMS認証取得を計画的に進めるうえで有効だと実感しています。

Pマーク取得を検討している企業にも共通するポイント

本記事でご紹介した内容は、当社がISMS認証取得を進めた際の実体験です。

そのため、Pマーク取得に関する導入事例そのものではありません。

一方で、Pマーク取得においても、次のような作業が必要になります。

・取得に向けた社内体制の整備
・個人情報の洗い出し
・リスクの分析と対策
・規程や台帳の作成
・従業員への教育
・内部監査とマネジメントレビュー
・申請書類の準備
・文書審査や現地審査への対応
・取得後の継続的な運用と改善

Pマークを新規申請する際には、個人情報保護マネジメントシステムを構築するだけでなく、PDCAサイクルを少なくとも1回実施し、運用した記録を準備する必要があります。

そのため、Pマーク取得についても、取得までの作業を順番に整理し、文書や運用記録を一元管理できる仕組みが重要です。

SecureNaviにはISMSだけでなく、Pマークの構築・運用を支援する機能も用意されています。

ISMS認証取得とPマーク取得のどちらを目指す場合でも、「認証を取得すること」だけを目的にするのではなく、取得後も無理なく運用できる体制をつくることが大切です。

ISMS認証取得・Pマーク取得に関するよくある質問

ISMSとPマークのどちらを取得すればよいですか？

ISMS認証取得にはどのくらいの期間がかかりますか？

企業の規模や適用範囲、既存のセキュリティ体制によって異なります。

当社では、SecureNaviを活用し、ISMS構築を開始してから約5カ月で認証を取得しました。

ただし、担当者の確保状況や社内ルールの整備状況によって必要な期間は変わるため、余裕を持ったスケジュールを設定することをおすすめします。

Pマーク取得では文書を作成するだけでよいですか？

文書を作成するだけでは取得できません。

作成した規程やルールに基づいて個人情報保護マネジメントシステムを運用し、従業員教育、内部監査、マネジメントレビュー、改善などを実施する必要があります。

また、それぞれの取り組みを実施した記録も審査に向けて準備します。

SecureNaviを利用すれば必ず認証を取得できますか？

SecureNaviは、ISMS認証取得やPマーク取得に必要な作業、文書管理、リスクアセスメント、進捗管理などを効率化するためのツールです。

ツールを導入するだけで、自動的に認証が取得できるわけではありません。

自社の業務内容に合わせてルールを決定し、実際に運用し、必要な改善を行うことが重要です。

SecureNaviを活用することで、煩雑な作業を減らし、自社で判断すべき部分に時間を使いやすくなることがメリットだと感じています。

また、SecureNaviを利用しつつ、認証を取得しないという選択肢もあります。

資産管理と社内教育機能をメインとした利用、文書管理と社内ルールの管理をメインとした利用、認証取得の必要性はまだないが社内の情報マネジメントシステムを少しずつ組み立てていきたい場合の利用、など、少しずつ利用していくことで、「いざ認証取得！」となったときに、スムーズに審査へと進むことができるようになります。

まとめ：ISMS認証取得は「取得後に運用できる仕組みづくり」が重要

SecureNaviが持つ専門性と、誰でも操作しやすい仕組みは、ISMS構築・認証取得を進めるうえで大きな力になりました。

特に、当社がメリットを感じたのは次の4点です。

・構築ガイドに沿ってISMS認証取得の作業を進められる
・必要な文書を効率的に作成・更新・管理できる
・リスクアセスメントの検討を進めやすい
・規格との対応表を活用して審査に対応しやすい

当社ではSecureNaviを活用したことで、社内業務への負担や費用を抑えながら、ISMS構築の開始から約5カ月で認証を取得できました。

ISMS認証取得やPマーク取得は、認証マークを取得することが最終目的ではありません。

自社が保有する情報を把握し、適切なルールを定め、従業員が継続的に実践できる状態をつくることが重要です。

「ISMS認証取得やPマーク取得を検討しているものの、何から始めればよいかわからない」

「WordやExcelによる文書管理に負担を感じている」

「取得後に形骸化しない運用体制を構築したい」

このようなお悩みがある場合は、SecureNaviを活用した認証取得・運用の効率化をご検討ください。

次回は、「SecureNaviを活用して感じたメリット（ISMS運用編）」をご紹介します。

ISMS運用で課題になりやすい従業員教育、内部監査の進め方、法改正への対応などについても解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。

ISMS認証取得・Pマーク取得に関するお問い合わせ

当社では、SecureNaviを活用したISMS・Pマークの取得支援や、認証取得後の運用効率化をご支援しています。

認証取得に必要なマネジメント体制の整備だけでなく、Microsoft 365を活用した技術的な情報セキュリティ対策についてもご相談いただけます。

「自社にはISMSとPマークのどちらが適しているのか知りたい」

「取得までに必要な期間や社内体制を整理したい」

「現在のWord・Excel中心の運用を見直したい」

といった段階でも、お気軽にお問い合わせください。

本件に関するお問い合わせは以下のリンクから。